Нужна база. Если будет возможно даже конструтор лучше. Однотабличный. В котором можно создавать столбцы, ну и соответственно заполнять строками.
Значение ячейки может быть произвольное, типа названия фирмы и может быть из фиксированных значений, типа заказан\получен\активирован\заблококирован, а также столбец с гиперссылкой на папку или файл.
Нужны:
Выборка (например по периоду окончания действия ключа), сортировка, поиск.
Экспорт\импорт в эксель тоже бы пригодился.
Экспорт я представляю себе как ряд триггеров к каждому столбцу и строке, которые определяют, что будет экспортированно. И кроме экспорта ещё сохранить в буфер, чтобы можно было вставить, например в письмо.

(Предлагайте ваши цены)