Свод правил делового общения на фрилансе

Правила нас окружают повсюду, и порой кажется, что мы устаем от них. Слово «этикет» у многих вызывает отторжение, ведь за ним часто видят ограничение свободы. Но в действительности, правила упрощают взаимодействие с остальными людьми и помогают избежать неловких ситуаций. Особенно это касается деловой сферы. В ней этикет помогает регламентировать общение между коллегами и партнерами. Его несоблюдение может повлечь за собой потерю репутации, отказ в сотрудничестве и негативные отклики.

И наоборот. Придерживаясь правил делового общения, вы сможете произвести правильное впечатление на клиентов и наладить с ними хорошие взаимоотношения. Соблюдение этикета формирует имидж и репутацию.

Мало быть профессионалом, нужно уметь заслужить уважение и доверие работодателей. Тактичность, пунктуальность и дружелюбность – качества, помогающие с этим справиться на отлично.

Естественно, в разных странах могут наблюдаться определенные особенности делового этикета, и желательно ознакомиться с ними, прежде чем начинать коммуникацию с иностранным партнером. Так, в Германии любят уделять большое внимание мелочам. Англичане отличаются повышенным прагматизмом. Во Франции предпочитают все досконально перепроверять, прежде чем принять окончательное решение. В работе с китайцами приготовьтесь идти на уступки, иначе сотрудничество может не состояться.

Но, несмотря на национальный менталитет, существует свод правил, характерный для всех государств. Их знание – путь к успеху на профессиональном поприще.

Freelance – это такая же рабочая сфера, как и офис. Пусть вы не в костюме, а в старых джинсах, но это не должно отражаться на стиле деловой коммуникации. Переписка в мессенджере или на бирже фриланса должна вестись так, как будто вы в галстуке и отполированных до блеска туфлях.

Трудясь над заказом, не стоит пренебрегать нормами и отвечать клиенту: «и чо?», «здрасьте», «шлите баблишки». Многих подобное поведение отталкивает, а некоторых – откровенно раздражает.

Оставайтесь предельно вежливыми.

Начинайте сообщение с приветствия. Не переходите на «ты», если это не было оговорено ранее. Прежде, чем отвечать, думайте. Старайтесь быть предельно аккуратными и ровными. Оставайтесь приятным собеседником несмотря ни на что! По факту вы оказываете услуги, а значит, должны быть предельно почтительными. Качественный сервис – залог долгосрочных и успешных взаимоотношений.

Соблюдайте сроки.

Не забывайте про пунктуальность и королей. Уважайте свое и чужое время, тем самым, укрепляя положительную репутацию. Нанимая фрилансера через специальный сайт, работодатели зачастую хотят видеть максимальную продуктивность и оперативность. Иначе они бы доверили выполнение задачи сотруднику «с 9 до 5».

Излагайте свои мысли максимально кратко

Излагайте свои мысли максимально кратко, без экскурсов в прошлый опыт. При этом, не забывайте делать комплименты или интересоваться делами адресата. Но не перегибайте палку. Избегайте чрезмерной эмоциональности. Не злоупотребляйте смайликами, восклицательными знаками и капслоком. Свои творческие порывы проявляете в работе, а в общении с клиентами соблюдайте нейтралитет.

Умейте выслушать.

Это помогает расположить собеседника, но способствует успешному труду над проектом. Слушая, вы извлечете максимальную информацию по заданию, что поможет выполнить его с минимальным количеством правок.

Храните коммерческую тайну.

Не разглашайте информацию, которая была предоставлена для решения поставленной задачи. Тем более, если об этом вас вежливо попросили. Не выставляйте реализованный проект в портфолио без разрешения заказчика.

Удаленная работа подразумевает не только письменную взаимосвязь, но и устную. Чаще всего это разговоры посредством Skype, что удобно, если заказчик находится в другом государстве. Но и старую добрую мобильную связь никто не отменял.

В любом случае, вести разговоры по телефону нужно тоже уметь. И здесь придется учитывать несколько полезных пунктов:

• в начале разговора следует непременно поздороваться и представиться, назвав не только имя и фамилию, но и профессию;
• поинтересуйтесь, удобно ли абоненту говорить;
• далее сообщите цель звонка;
• в ходе разговора не перебивайте собеседника;
• в конце не забудьте пожелать хорошего дня.

Дозваниваясь клиенту, не следует слушать гудки до победного конца. Уважайте чужую занятость. Сами тоже не заставляйте ждать, но и не выходите на связь после первого же входящего сигнала. В идеале выждите 3 гудка. За это время вы сможете переключить внимание, настроиться на разговор и улыбнуться при ответе.

Помните о временных рамках приличия и не звоните рано утром или поздно ночью. Особенно это важно учитывать, если вы с заказчиком находитесь в разных часовых поясах. В идеале следует вначале сотрудничества поинтересоваться о графике работы, не забыв указать свои часы доступности.

Если вам звонят в неположенное время, снимите трубку и сообщите, что сможете пообщаться через час, завтра утром, или, когда вам будет удобно. Уважая других, не забывайте о себе.

Общаясь с клиентом посредством электронной почты, будьте предельно внимательны, составляя или отвечая на письмо. Помните, что один маленький месседж может передать информацию на тысячу слов. И если вы хотите, чтобы мысль была донесена в том контексте, в котором вы задумали, не забывайте перечитывать написанное перед отправлением. И вообще поддерживайте профессиональное общение на должном уровне.

Начните с серьезной настройки учетной записи. Адрес электронной почты должен соответствовать вашему профессионализму, а не быть по типу «Julia_hot». Выбирайте вариант, производный от имени или специализации.

Оформите автоматическую подпись с указанием полной контактной информации для связи.

Пользуйтесь простым форматом исходящих писем. Не играйтесь шрифтами, фоном и другими онлайн премудростями. Нет ничего более раздражающего, чем фиолетовое письмо с золотыми буквами.

Оперативно реагируйте на входящие месседжи. В случае форс-мажорного отсутствия или отпуска пользуйтесь автоматическими сообщениями. Только не забывайте отключать опцию, когда снова возвращаетесь в рабочий строй.

При создании месседжа учитывайте важные нюансы официальной переписки:

• точно формулируйте тему письма, чтобы было понятно, о чем пойдет речь;
• всегда начинайте текст с личного приветствия;
• будьте лаконичными и постарайтесь выложить суть без лирических отступлений;
• не пренебрегайте грамматикой и орфографией (пользуйтесь сервисами проверки, если в чем-то не уверены);
• придерживайтесь уважительного тона;
• НЕ КРИЧИТЕ!

Если вы находитесь на старте фрилансерской карьеры и не знаете, как правильно вести деловую переписку, поищите в сети примеры. Откройте папку входящих, и посмотрите, как это делают другие компании, пусть даже с целью рекламы.

Деловые встречи и собрания являются неотъемлемой частью трудовой деятельности в любой области, и удаленная занятость не исключение. Переговоры нужны для решения организационных моментов будущего сотрудничества. Будучи фрилансером, возможно, вы не так часто будете сталкиваться с ними, но это не значит, что не стоит быть к ним готовым.

Если выделить основные пункты проведения деловых встреч, то это будут:

1. Не опаздывать ни при каких обстоятельствах. От пунктуальности часто зависит успешность переговоров.
2. Правильно начать. После представления всех участников, не стоит сразу переходить к делу. Лучше немного отвлечься на нейтральные темы.
3. Разработать план и следовать ему. Подготовка – важный этап в деловых переговорах. Она подразумевает составление списка основных вопросов, на которые вы хотите получить ответы.
4. Проявлять интерес к собеседнику. Не концентрируйтесь только на личных целях. Будьте вежливы и участливы. Ищите точки соприкосновения, и не забывайте интересоваться мнением второй стороны.
5. Завершать переговоры с достоинством. Даже если они пошли по неугодному сценарию. Неизвестно, где ваши интересы могут еще пересечься.

Помните про внешний вид. Он тоже играет большую роль в создании мнения о вас, как о человеке и специалисте. Офисный дресс-код точно будет уместен.