1. Как распределить время на отдых и работу?
  2. Что такое тайм-менеджмент: разбираемся в понятии
  3. Зачем нужно планирование?
  4. Лучшие методы планирования с высокой эффективностью
  5. Сервисы для планирования задач и учета времени
  6. Как научить планировать без трудностей и с пользой?
  7. Почасовая работа: особенности и нюансы
  8. Почему важно отдыхать и уходить в отпуск?

Когда freelance становится основной трудовой деятельностью, кажется, что теперь весь мир у ваших ног. Вы сами формируете расписание, управляете временем и работаете в удобном темпе. Но так происходит ровно до того момента, пока проекты не начнут накапливаться, заказчики не начнут желать общения круглосуточно, а семья будет требовать больше внимания. Тут вы четко осознаете, что в сутках всего 24 часа, и их явно не хватает для реализации всех дел.

Драгоценный ресурс под названием «время» нынче в дефиците, и фрилансеры часто испытывают трудности с его управлением. И пока офисные работники спасаются классическими приемами тайм-менеджмента, у вольных художников с этим возникают определенные сложности. Дело в том, что удаленная работа предполагает одновременно несколько рабочих мест с временными начальниками, задачами и приоритетами. Каждый день на удаленке не похож на предыдущий, и управлять временем в подобном режиме заметно труднее, чем будучи в штате.

Как распределить время на отдых и работу?

У фрилансеров с отдыхом непростые взаимоотношения. Многие удаленщики им пренебрегают в погоне за солидными заработками. Кажется, вот отвечу на это объявление, немного потружусь в режиме нон-стоп, а потом уже и отдохну. Но в реальности, круг трудовой деятельности без перерывов быстро замыкается, и вырваться стает сложно. В итоге появляются усталость, неопределенности со здоровьем и пониженная работоспособность.

Поэтому фрилансерам важно научиться отдыхать. Причем не только в формате классического отпуска, а ежедневно. Для этого достаточно устраивать паузы между выполнением задач. Их формат полностью зависит от личных предпочтений фрилансера. Можно выйти прогуляться на улицу, выпить кофе, посмотреть серию любимого сериала и позвонить близкому человеку. Главное, чтобы перерыв отличался от основной деятельности, не был связан с компьютером и не подразумевал мыслей о выполняемом проекте.

Давно доказано, что человек способен концентрироваться на решении задачи не более 60-90 минут, после чего необходимо переключать внимание. Иногда достаточно 10-15 минут, чтобы выйти из творческого ступора.

И обязательно необходимо обеспечивать себе полноценный сон. Его недостаток серьезно сказывается на трудоспособности и грозит еще большей потерей драгоценных часов и минут. Спите в комфортное время, и старайтесь, чтобы продолжительность сна полностью соответствовала потребностям вашего организма.

Что такое тайм-менеджмент: разбираемся в понятии

Тайм-менеджмент (с англ. time management) – это совокупность методов, позволяющих эффективно управлять временем. Они базируются на четырех основных принципах:

  • умение ставить цели;
  • правильное распределение приоритетных задач;
  • применение инструментов планирования;
  • формирование привычек.

Если определить ключевой момент тайм-менеджмента, то это - регулярное планирование работы. Оно поможет выделить основные таски, требующие решения в течение последующих 8-10 часов, и грамотно распределить время для их выполнения.

При этом самые трудные задания следует запланировать на часы, когда вы сможете максимально сконцентрироваться. Как правило, наиболее продуктивным считается утро и первая половина дня.

Пункты в списке можно обозначить заглавными буквами алфавита, где А будет отвечать за самое значимое дело, а Д – малосущественное. Самое главное, не браться за выполнение задачи В, если еще не завершена Б. Метание между проектами и постоянное возвращение то к одному, то ко второму существенно снижает эффективность. Согласно исследованиям -  в целых 5 раз!

Обязательно в плане следует прописать время отдыха, а также возможные помехи. В течение дня можно вносить корректировки, если случаются непредвиденные обстоятельства.

Зачем нужно планирование?

Спонтанность рациональному использованию времени не товарищ. А вот планирование - хороший друг. И в тайм-мендежменте ему уделяется особое внимание. Именно оно позволит грамотно использовать рабочие сутки.

Но планировать тоже нужно уметь. Во-первых, график должен иметь физический вид. Будет это блокнот или компьютерная программа не столь важно. Во-вторых, планов требуется несколько. В идеале – дневной, месячный и годовой. В последний следует включить долгосрочные цели, к которым вы будете двигаться на протяжении 12 месяцев. Их должно быть не меньше пяти, иначе о продуктивности и развитии не может быть и речи.

Ежедневное планирование дает возможность ничего не упускать, особенно когда заданий слишком много, и все они из разных областей. Оно помогает учитывать все детали, но не распылятся на второстепенные дела, а фокусироваться на действительно важных задачах.

Четкий дневной план избавляет от нервозности и рассеянности. Подробное структурирование дел придает спокойствия и уверенности, а также дарит чувство удовлетворенности, ведь вы будете успевать многое, и в конце дня четко видеть результаты трудодеятельности.

Лучшие методы планирования с высокой эффективностью

Как же составить результативный план на день? Здесь у тайм-менеджмента заготовлены особые методы. К наиболее действенным относятся следующие:

  1. Принцип Парето

Сегодня его предпочитают применять в абсолютно разных сферах, и в планировании он тоже сгодился. Его главная мысль заключается в том, что достаточно приложить 20% усилий, чтобы получить 80% результатов.

  1. Матрица Эйзенхауэра

Данная методика актуальна для расстановки приоритетов при сортировке текущих дел. Порой сложно выделить наиважнейшую задачу, и здесь пригодится вышеупомянутая матрица. Она представляет собой мини-таблицу с категориями.

ЗаданияСрочныеНесрочные
ВажныеАB
НеважныеCD
  1. Пирамида Франклина

Это фактически готовая система планирования, которую изобрел американский политический деятель в юные 20 лет. Она имеет вид пирамиды, состоящей из следующих ступеней (начиная с фундамента):

  • главные жизненные ценности;
  • глобальная цель;
  • генеральный сценарий достижения цели;
  • долгосрочный годовой план;
  • краткосрочный план;
  • план на день.
  1. Ешьте лягушку на завтрак

Этот метод базируется на том, что сначала нужно выполнять трудоемкие задачи, а потом приступать к более мелким и простым. Такой подход позволяет оставаться эффективным в течение дня, ведь после выполнения самого сложного дела появляется удовлетворение и хороший стимул к дальнейшей активности.

  1. Интеллект-карты

Их создание позволяет схематически разбить определенный период на этапы с подробным описанием задач и их решением. Рисовать карту можно на бумаге или же воспользоваться специальными онлайн службами.

Сервисы для планирования задач и учета времени

Чтобы стать на путь тайм-менеджмента с минимальными нервами и потерями, стоит воспользоваться специальными сервисами, которые помогут с управлением временем без стрессов. Благо сегодня их в интернете предостаточно. И, чтобы выбрать оптимальный, придется осуществить мониторинг. Начать лучше с наиболее популярных. Среди них числятся:

  • Time Doctor

Приложение помогает контролировать производительность работы. Его часто используют для отслеживания работы команды фрилансеров. Программа подразумевает наличие тайм трекера, которое необходимо активировать при начале деятельности. Плюс она периодически делает скриншоты, причем совершенно неожиданно, что значительно повышает эффективность работы сотрудников.

  • Asana

Эффективный планировщик, в котором вы можете формировать рабочий график, добавлять долгосрочные задачи в календарь и оставлять время на отдых. Удобный интерфейс позволяет делать это максимально понятно и удобно.

  • Google Calendar

Сервис, доступный каждому, также отлично подходит для управления временем.  Это полноценный базовый планер, в котором присутствуют все необходимые опции для создания списка задач и контроля над их выполнением.

  • Tick Tick

Один из наиболее востребованных планировщиков, обладающий достаточно богатым функционалом. В нем даже предусмотрена такая полезная функция, как трекер привычек. А еще сервисом можно пользоваться абсолютно бесплатно.

  • do

А вот это приложение уже давно функционирует, поэтому представляет собой практически совершенный планировщик. В нем имеется все необходимое – от календаря с напоминаниями до to-do списков. И еще, все данные в сервисе легко синхронизируются между смартфоном и лэптопом.

Как научить планировать без трудностей и с пользой?

В теории тайм-менеджмент звучит гораздо привлекательнее, чем на практике. Когда дело доходит до составления расписания, возникает куча трудностей. Составление списка задач на день у многих новичков вызывает сложности. Очень тяжело продумать, как все будет, чем просто выполнять работу в произвольном порядке. Но тут требуется тренировка. Несколько утренних мучений, и все незаметно наладится. Нужно потерпеть.

С выполнением намеченного плана тоже могут возникнуть проблемы. Вас будет тянуть вернуться к прежнему режиму и отвлечься на привычные занятия. Бороться с этим можно, если включать в перечень дел приятные радости. Несмотря на то, что они запланированные, удовлетворение от них вы все равно получите.

А вот с мессенджерами и электронной почтой тоже придется сражаться. Чтобы перестать отвлекаться на чаты, следует выделить отдельное время для их проверки. Включите получасовые паузы на просмотр почты и мессенджеров в дневной план, и придерживайтесь их, несмотря ни на что. Также полезным будет отключение звука или уведомлений, чтобы они не провоцировали нарушить режим. И при каждом новом сотрудничестве сообщайте заказчикам, что выходите на связь в определенные временные отрезки.

Не сообщайте, что вы на связи 24/7. Примите тот факт, что сообщения могут быть непрочитанными, и ничего не случится. А вот экономия времени будет весьма существенной!

Почасовая работа: особенности и нюансы

За рубежом у вольных творцов проблем с тайм-менеджментом заметно меньше, ведь они предпочитают оценивать свои услуги в часах. На иностранных площадках фриланса работают только так. У нас же подобный формат распространен гораздо меньше и, как правило, присутствует в областях, связанных с программированием и дизайном.

Почасовая оплата труда неимоверно дисциплинирует, ведь в данном случае не выгодно отвлекаться на бытовые дела, соцсети и остальные вещи. Она стимулирует контролировать время и погружаться в творчество без оглядки на окружающие факторы. Многие фрилансеры утверждают, что почасовая ставка помогает им трудиться эффективнее, что позитивно сказывается на их заработках. Осознание того, что весь процесс вашей работы отслеживается, неимоверно мотивирует.

Как видите, почасовка выгодна не только для заказчиков. Особенно если учесть, что все правки от работодателя тоже будут оплачиваться согласно потраченному времени. И это весомый аргумент для творцов, которые не понаслышке знают, как тяжело порой выбраться из капкана бесконечных корректировок.

С другой стороны, почасовая ставка предполагает финансовое вознаграждение за конкретно проделанную работу, но не затрагивает процесс творческих мук. Именно поэтому, выбирая формат сотрудничества, стоит отталкиваться от характера задачи. Если это проект с установленными рамками и четким заданием, можно выбирать почасовку. А вот для сотрудничества по созданию новых творческих объектов лучше все же остановиться на фиксированной оплате.

Почему важно отдыхать и уходить в отпуск?

Начав трудиться удаленно, многие профессионалы начинают пахать без выходных, забывая о таком ценном занятии, как отдых. Да, на фрилансе он не оплачивается, но это не повод его игнорировать. Это чревато выгоранием, упадком сил, депрессией и другими неприятными моментами.

Учеными давно доказано, что наиболее эффективно мы работаем только, когда трудовые нагрузки чередуются с расслаблением и покоем. Если данный ритм не соблюдать, то можно забыть о профессиональных успехах. Каждый новый проект будет даваться все тяжелее, а работодатели начнут оставлять все больше правок.

Так что в рабочем графике фрилансера обязательно должны присутствовать ежедневные перерывы, полноценные выходные дни и настоящие каникулы. С последними у удаленщиков постоянно возникают сложности. Большинство из них, если и выбирается на отдых, то обязательно везет в багаже ноутбук, и продолжает трудиться в привычном ритме. Но подобное времяпровождение только усугубляет ситуацию.

Важно научиться наслаждаться полноценным отпуском, а для этого необходимо уметь правильно его планировать. Определите время, когда спрос на ваши услуги падает, и используйте его для отдыха. Заранее оповестите существующих клиентов об отъезде и установите на электронной почте автоответчик. Да, возможно вы потеряете энную часть зарплаты, но вы непременно сможете это наверстать по возвращению.

Планируйте отпуск в начале года, и заранее бронируйте билеты, чтобы минимизировать шансы сдать назад. Работа, как известно, не волк, и в лес не убежит.

Учитесь управлять временем уже сейчас, и результат удивит вас!

19 оценок
25 октября 2019
Тайм-менеджмент для фрилансеров: охота на время