1. Полезные инструменты для удаленной работы сотрудников
  2. Проблемы в управлении персоналом на удалении
  3. Как обустроить виртуальный офис?

Сама мысль об отказе от физического контроля за подчиненными и переводе их на дистанционный режим работы заставляет нервничать большинство руководителей и владельцев бизнеса. Однако, реальность такова, что сегодня это, возможно, единственный эффективный способ остаться на плаву.

И не так страшен черт… Удаленная работа имеет массу преимуществ – от экономии средств до возможности найма лучших сотрудников из разных уголков страны, а то и мира. Передовые коммуникационные технологии активно способствуют развитию фриланса, нивелируя все возможные трудности. Труд от звонка до звонка заметно уступает свободному графику, и число приверженцев последнего неуклонно растет.

Так что не стоит бояться. Организация удаленной работы сотрудников – не такая уж сложная задача, если знать, как действовать.

Как организовать дистанционную работу персонала?

Создание удаленного рабочего офиса требует умелого подхода, творчества и компромиссов. И начинать следует с себя. Культура дистанционного труда формируется сверху, в ином случае она будет рушиться внизу.

Главное понимать, что виртуальное управление в определенных моментах отличается от привычного штатного. То, что работает в офисе не всегда хорошо срабатывает для виртуальной команды. Поэтому важно применять иные эффективные практики.

Узнавайте своих сотрудников

Не стоит ограничиваться обсуждениями исключительно рабочих моментов. Конечно, если у вас горят сроки, тогда разговаривайте строго по делу, без лишних отступлений. Однако, в обычное время, связываясь с внештатным сотрудником, интересуйтесь его настроением, делами в семье и другими отвлеченными темами, которые помогут узнать его ближе, как человека.

Вам это позволит лучше понять работника, и мотивировать, когда возникнет необходимость. С его стороны вы приобретете лояльность к вашему бизнесу и стремление выкладывать на полную.

Уважайте их время

Да, удаленщики трудятся в удобное время, но это не значит, что вы можете обращаться к ним без оглядки на часы. Уважайте их личную жизнь, и поэтому обсудите трудовой график с каждым специалистом. Установите временные рамки, в пределах которых вы можете писать сообщения, созваниваться и ждать своевременного ответа. Границы позволят выстроить позитивные отношения и улучшить производительность.

Четко распределите обязанности

Каждый работник должен четко понимать свою роль в компании, и список обязанностей, которые подразумевает его должность. Это упрощает и улучшает взаимодействие между членами коллектива, и не вызывает путаницы, когда требуется выполнить внезапно возникшее действие.

Соберите информацию в одном месте

Все, что относится к бизнесу и конкретным проектам, должно храниться в едином месте, причем с открытым доступом для представителей команды. Можно пользоваться облачными сервисами или иными платформами с подобными функциями.

Важно, чтобы работники не тратили время на поиски нужной информации, и не отвлекали коллег сообщениями, а легко и быстро находили все самостоятельно.

Мотивируйте freelance-персонал

Кроме ежемесячных или ежеквартальных премий, не забывайте о наиболее простом и доступном способе мотивации – похвале. В условиях офиса легко подойти к подчиненному и похлопать его по плечу, а вот на удалении это сделать сложнее. И тут на помощь приходят:

  • Смайлики и гифки. Дополняйте ими сообщения, показывая удовлетворительные эмоции. Правильный эмодзи способен вызвать улыбку по ту сторону экрана и поднять мотивацию.
  • Корпоративные посиделки онлайн. Мини-вечеринка с тостами в сети – отличная идея, чтобы отпраздновать завершение проекта.
  • Бесплатные подписки в интернете для лучших сотрудников.

Мотивация должна присутствовать в том виде, в котором она наиболее интересна тем, на кого направлена. И тут возвращаемся к пункту первому – не ленитесь лучше узнавать подчиненных.

Автоматизируйте все, что можно

Главная польза от этого процесса – экономия времени и, как следствие, более оперативное выполнение заданий. Также автоматизация помогает избавить команду от рутинных процессов, которые не только отнимают ценные часы, но и снижают мотивацию. Возможно, это даже поможет сократить штат, оставляя в трудовом процессе исключительно профессионалов высокого ранга. Не превращайте персонал в роботов, а создайте эффективный механизм сами.

Полезные инструменты для удаленной работы сотрудников

И если уж говорить об автоматизации, то полезно будет назвать инструменты, которыми наиболее часто пользуются, трудясь на фрилансе. Их много, и возможно не все они нужны конкретно в вашем случае. Знакомьтесь, тестируйте, выбирайте.

Одним из популярных инструментов являются системы CRM. По сути они представляют собой виртуальный офис, в котором легко решаются такие задачи, как:

  • управление взаимоотношений с клиентами;
  • постановки целей и задач;
  • контроль за их выполнением;
  • ведение проектов поэтапно.

На просторах интернета они встречаются, как в платных, так и бесплатных версиях. Выбирать только вам. Но не стоит боятся инвестировать в онлайн-инструменты, ведь они призваны решать многие управленческие проблемы организации удаленной работы сотрудников.

Также стоит использовать специальные программы для таких процессов, как постановка и контроль выполнения задач. Среди удаленщиков достаточно популярным является сервис Trello.

Еще один полезный софт – онлайн тайм-менеджеры. Они позволяют осуществлять контроль удаленной работы сотрудников, и в частности, сколько времени они тратят на выполнение задач и насколько высокой является их продуктивность.

И, без сомнений, для любой удаленной команды необходимы программы для качественной коммуникации. Их выбор чрезвычайно широк – Skype, Zoom, Telegram, Viber. Изучите возможности их функционала, и подключайтесь к тому сервису, который наилучшим образом удовлетворяет ваши запросы.

И на этом далеко не всё. Существует еще много всевозможных сервисов, которые помогут наладить процессы так, чтобы они работали, как часы. Системы электронного документооборота, программы для удаленного доступа, планировщики, и даже социальные сети – все это может помочь в налаживании эффективной трудовой деятельности.

И не забывайте запрашивать у подчиненных обратную связь по поводу выбранных онлайн-инструментов. Не стоит работать по принципу «установил и забыл». Возможно, в процессе эксплуатации окажется, что некоторые программы неэффективны, и требуется подбор других решений.

Проблемы в управлении персоналом на удалении

Переход на свободный режим не обходится без трудностей. Их невозможно предвидеть заранее, но можно решить при помощи дельных советов и своевременного реагирования. К списку частых препятствий относятся:

  • Найм подходящих профессионалов

Сбор внештатных подрядчиков – задача нелегкая. Одно дело, когда вы переводите существующий коллектив в свободное плавание, и совсем иное, когда требуется создание штата с нуля. Тяжело оценить профессионализм человека без личного общения, поэтому не стоит пренебрегать онлайн-собеседованиями. Возможно, придется попрощаться не с одним фрилансером, пока найдете подходящего специалиста.

  • Ощущение одиночества у сотрудников

Это чревато понижением производительности, а также развитию депрессивного состояния. Нужно уметь распознавать подобные признаки, и активнее вовлекать работников в общение с коллегами путем видеособраний. Также старайтесь стимулировать людей, выходить из дома, гулять на свежем воздухе и проводить время с семьей.

  • Отсутствие системы подотчетности

Нет отчетов – нет понятия, куда и как двигаться. Без итогов сложно оценить продуктивность каждого сотрудника, и эффективность выбранной стратегии в целом. Для бизнеса отсутствие отчетов – всегда минус. Подбивать итоги необходимо, независимо от сферы деятельности организации. Можно внедрить еженедельную отчетность о проделанной работе и планах на следующие семь дней, или ограничиться ежемесячной сводкой.

  • Низкая сплоченность команды

Какой бы ни был коммуникабельный сотрудник, удаленная работа на дому часто приводит к отчужденности и обособленности от остальных. И здесь важно предпринять своевременные меры, которые позволят объединить персонал, улучшив их взаимодействие и коммуникацию. Каждый трудящийся должен понимать, что он является частью большой команды, которая стремится к единому глобальному результату.

Это небольшой перечень проблем, возникающих при управлении удаленным штатом. Главное, распознавать их и решать, повышая вовлеченность, производительность и сплоченность всей команды.

Как нанять хороших удаленщиков?

Правда в том, что дистанционный формат работы подходит не всем. Большинство людей уверены, что их продуктивность существенно вырастет, если они получат возможность трудиться из дома. Но, реальность и практика показывают обратное. Некоторым работникам необходима структура офиса, чтобы оставаться сосредоточенными и собранными. Дома отвлекающих факторов гораздо больше, чем на традиционной работе, и не все готовы им противостоять.

Как же определить, подходит ли штатный специалист или новый соискатель для работы из дома? Тут пригодятся следующие советы:

  • Предлагайте соискателям выполнить тестовый оплачиваемый проект, прежде чем продолжить с ними более тесное сотрудничество. Это позволит оценить их профессиональные навыки и готовность трудиться на удалении. Если они активно коммуницируют, придерживаются сроков и качественно выполняют трудовые обязанности – смело нанимайте.
  • Выбирая людей из существующего штата, оставляйте только тех, в чьей компетентности и ответственности вы уверены. Подчиненные, которые пренебрегали трудовой этикой и демонстрировали несобранность и ненадёжность, наверняка, покажут еще более слабые результаты на удаленном поприще.
  • Давайте время на адаптацию, и лишь после этого делайте выводы – подходит ли конкретный специалист для внештатной должности в вашей компании.

Как обустроить виртуальный офис?

Подготовив план удаленной работы сотрудников, следует позаботиться об общем обустройстве виртуального офиса. Убедитесь, что важная информация доступна в интернете, обеспечив конфиденциальность определенных документов. Обновите протоколы безопасности, чтобы избежать ненужных нарушений, и связанных с этим затрат. Определитесь с инструментами коммуникации.

Также в идеале стоит найти человека, которому можно будет делегировать управление удаленной командой. Это упростит общение с обеих сторон и избавит от лишних отвлекающих сообщений. Вы, как работодатель, можете заниматься решением более глобальных задач.

Как и в любой новой системе, потребуется определенное время, чтобы настроить все процессы. Открыто обсуждайте с подчиненными все возникающие проблемы и привлекайте их к решению. Пробуйте различные инструменты, и находите те, которые лучшего всего подходят для вашего трудового коллектива, стиля управления и бизнеса. Даже, если на старте будет трудно, не останавливайтесь на половине пути. На все нужно время. А результаты не заставят себя долго ждать!

8 оценок
19 января '21
Тема дня: как организовать удаленную работу сотрудников?