Система документооборота

Спецификация:

В процесс документооборота вовлечены три основных участника: 

Банк (Б), Клиент (К), Исполнитель (И). Ниже представлены основные этапы процесса

документооборота в информационной системе (ИС):

• Исполнитель в личном кабинете ЛК) ИС создает проект, с заполнением всех необходимых полей;
• Исполнитель добавляет необходимых частников проекта, либо создает новыхучастников;
• Исполнитель добавляет в проек необходимые комментарии;
• Исполнитель сохраняет и запускает проект в работу;
• Система автоматически формирует уведомления о создании нового проектавсем пользователям проекта;
• Система создает папку для каждого проекта, уникальную веб ссылку и e-mail адрес для загрузки файлов. В рамках одного проекта может быть несколько потоков документов.
• Система создает отдельную папку, ссылку, e-mail, для каждого потока документов;
• Пользователь, получивший уведомление, загружает файлы в систему с помощью веб ссылки, либо e-mail адреса;
• После загрузки всех документов исполнитель либо банк приступает к сортировке документов;

Если проект содержит несколько потоков документов, перечни/группы перечней создаются для каждого потока;

В рамках проекта/потока могут использоваться шаблоны перечней, общие, либо индивидуальные, в зависимости

от типа проекта/потока;

Загруженные клиентом документы распределяются по перечням пользователями системы со стороны исполнителя или банка;

После создания проекта Банк имеет возможность загружать документы и создавать собственные перечни, доступные только для Исполнителя;

Исполнитель проводит проверку и анализ документов;

Документ, с которым работает один из пользователей в режиме редактирования доступен другим пользователям только для чтения;

При работе с документом есть возможность оставлять комментарии как к частям документа, так и к документу

целиком;

Исполнитель и Банк имеют возможность перемещать и копировать

документы между перечнями и проектами;

По результатам анализа формируется документ –ы, доступный для совместной работы;

В системе доступен функционал чата.

Среда для обмена текстовыми сообщениями с пользователями системы.

При отправке сообщения можно выбрать одного или нескольких адресатов, либо отправить сообщение всем участникам проекта.

Проект переводится в состояние завершенного;

Проект и все документы перемещаются архивное хранение;

Есть возможность поиска и просмотра архивных документов;

Банк и исполнитель имеют озможность выгружать из системы реестр документов проекта

Банк и исполнитель имеют озможность сохранять файлы проектов для локального хранения.

Все действия в системы учитываются и сохраняются в журнале с указанием даты, времени и имени пользователя.