5 статей на тему использования средств коллективной работы Microsoft

Нужно написать 5 статей на тему использования средств коллективной работы Microsoft Office 365. 

Можно использовать любые источники. 

1. Planner. Обзор возможностей (1000-2000 зн). 

 - зачем он нужен (таск-трекер). 

мини система управления, когда в команде более 10 человек уже есть существенные преимущества. видно кто чем занимается, при необходимости можно скорректировать/делегировать, отменить-переназначить, длительные задачи выполняются и не забываются, каждый видит все как в календаре что нужно делать когда, сохраняется история дел. 

 - основные функции 

группировка задач в планах, чек-листы, отслеживание статуса, метки, собственные/настраиваемые статусы для структурности по своему бизнес-процессу (напр. для договоров: подготовка, рассмотрение, согласование, подписание), календарь, статистика. есть мобильное приложение. 

2. Planner. С чего начать  (1000-2000 зн) 

- эксперементальный план для группы с конкретными участниками  

- записывать важные, но не оперативные задачи, на первых этапах оперативности не будет 

- используйте чек-листы в задачах. 

- периодически на постоянной основе проверяйте выполнение задач и установку отметок в планере 

- добавляйте комментарии к задачам в планере 

3.  OneNote. Ваша записная книжка.  (1000-2000 зн) 

- ваша электронная записная книжка, доступная на работе, дома, в телефоне и планшете. 

- удобно делать заметки по любым вопросам (личным/рабочим). добавляете заметки по работе/проектам в рабочую записную книжку, а заметки об отпуске в личной 

- В страницы можно вставлять все, что угодно: картинки, аудио, видео и файлы (просто перетащить и готово). Всё это разнообразие можно размещать в разных частях страницы, как вам удобно.  

(https://lifehacker.ru/7-sovetov-kak-poluchit-bolshe-ot-microsoft-onenote/) 

- удобный поиск 

- поддержка стилуса и рукописного ввода 

- очень подходит для совместной работы, например вы можете вести в общем блокноте перечень типовых вопросов и ответов, вести рабочие заметки по проектам и продуктам (предоставив доступ нужным работникам) 

4. Преимущества хранения документов в OneDrive  (1000-2000 зн) 

- что такое OneDrive - служба/сервис для хранения файлов в облаке. Облачное хранилище. Программа устанавливается на ПК и синхронизирует определенный каталог. После синхронизации файл доступен на всех устройствах где установлен вандрайв. Доступ к файлам можно получить из браузера 

- зачем? - удобный доступ когда нужно откуда нужно 

- зачем? - версионность и бэкапирование, ничего не удалиться, если случайно внесены изменения можно откатить 

- совместное редактирвоание - можно дать доступ коллегам для внесения правок 

- удобный поиск, все индексируется и можно найти 

- для особо ценных и конфиденциальных документов есть специальный каталог "личное хранилище": защищено двух факторной проверкой подлинности, автоматически блокируется спустя 20 минут бездействия. 

5. Организация каталогов. Советы и рекомендации  (1000-2000 зн) 

https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-organize-computer-files--cms-32191 

- использование понятных всем правил организации хранения файлов существенно повышает "преемственность" дел и ориентирование коллег по общим делам. 

- каталогами и их структурой также нужно управлять и уделять внимание, это приносит хорошие результаты. 

- максимальная "понятная"/"регаламентируемая" вложенность - 3, все что далее уже не поддается описаниям и правилам. 

3-х уровненную иерархию выстроить очень просто 

- название каталогов по клиенту или проекту или направлению деятельности 

- используйте название каталогов по годам/месяцам 

- названия по типам документов: договора, счета, требования, задания, отчеты и т.д. 

- правила наименования каталогов 

- каталог "Проработка" - текучка которую нужно делать и нет времени разбираться куда укладывать 

- каталог "Архив" - все что уже не актуально 

- проводите периодически ревизию каталогов 

- сформируйте короткий перечень правил и доведите до каждого сотрудника.