Автоматизация и версионирование работы в Excel

Есть сводная таблица с данными о товаре и поставщиках. На основании каждого артикула люди вводят в доп. колонки определенные данные - коды классификации и единицы измерения. Таблицы достаточно объемные, от 20 до 500 тыс записей. 

Суть проблемы - в таблице часто встречаются дубликаты (дубликаты удалять НЕ НАДО), из-за этого было разработано 2 основных подхода к обработке:

• фильтрация по поставщикам - позволяет чаще всего работать в пределах одной категории - человеку требуется реже сверяться со списком категорий, это важно для обработки т.к. у одного поставщика чаще всего товары из одной категории, а отвлечения на список категорий приводит к потерям во времени, особенно ощутимым на большом объеме. Данный подход не обновляет дубликаты артикулов у других поставщиков, что приводит к излишним временным затратам.
• фильтрация по Item Name - позволяет сразу обрабатывать дубликаты вне зависимости от поставщика, но часто приходится сверяться со списком категорий, что занимает доп. время.

• нужно мнение эксперта и возможно какая-то автоматизация на уровне формулы/макроса, чтоб совместить преимущества обоих подходов и нивелировать недостатки, либо же предложить принципиально новый, лучший подход.
• над файлом одновременно работают 3 человека и соединяют свои правки вручную, нужно предложить вариант с бОльшей степенью автоматизма и меньшим влиянием человеческого фактора, если такой вообще имеется. Гугл таблицы может быть подойдут, если можно будет применить все нужные автоматизации и они не подавятся таким размером таблиц.