Помощь в оптимизации проекта обработки информации

Привет!

Суть :

Требуется автоматическое подтягивание фото по определенным параметрам в запороленный файл Ексель(Гугл Диск) из папки исполнителя на каком либо сервере.

Работники1 создают проект

Администратор2 передает информацию 3, вносит первую информацию в файл Ексель

Исполнитель3 реализует проект, сливает фото

Руководитель4 анализирует

Доступ к файлу Ексель только у 1,2,4 , у 3 отдельная папка куда заливают со смартфона фото с присвоением номера проекта.

Есть 4 участника.

1 участник

Создает проект

2 участник

Присваивает номер заявки Б и др. 

Заносит информацию А, Б, В ,Г , Д  ,Е , в файл Ексель (желательно Гугл диск )

Передает информацию 3 участнику

3 участник

Принимает информацию от 2 участника

Реализует проект

Делает фото реализованного проекта

Заливает фото со смартфона самым простым способом на портал(гугл диск) в папку с названием - номер проекта Б , заполняет информацию И

4 участник

Всегда в доступе к файлу Ексель, анализирует выполнение проекта и всю информацию.