OSTAFF - внутренняя система для автоматизации найма сотрудников.

Контекст и задача

Ozon — крупная технологическая компания с широкой структурой отделов и высокой потребностью в найме. Внутренний HR-отдел ежедневно работает с десятками вакансий, сотнями кандидатов и множеством рекрутеров и нанимающих менеджеров.

Основная задача проекта — разработать внутреннюю CRM-систему для рекрутеров и HR-менеджеров, которая автоматизирует процесс подбора, улучшает коммуникацию с нанимающими менеджерами, дает прозрачную аналитику и сохраняет данные по кандидатам и вакансиям в одном пространстве.

Контекст

• Провела UX-исследование, глубинные интервью, построила CJM.

• Проработала персоны, сценарии и user flow.

• Разработала дизайн-систему OStaff UI Kit.

• Спроектировала финальные UI-макеты и собрала прототип в Figma.

Длительность

1,5 месяца

Исследование

В компании Ozon HR-отдел ежедневно обрабатывает большое количество заявок на вакансии, ведёт коммуникации с кандидатами и координирует работу рекрутеров и HR-менеджеров. Используемые ранее инструменты не позволяли эффективно управлять процессом найма: возникали сложности с отслеживанием статуса кандидатов, коммуникацией внутри команды и сбором аналитики по рекрутингу. Это приводило к задержкам в принятии решений, дублированию задач и снижению эффективности работы, потери контактов с кандидатами.

Глубинные интервью с рекрутером и HR-менеджером.

Для интервью я позвала своих знакомых с прошлой работы, чтобы выявить ключевые боли и потребности в инструментах управления подбором персонала для дальнейшего улучшения внутренней HR CRM-системы.

На основе интервью я построила CJM рекрутера и HR-менеджера. Это помогло выявить узкие места: отсутствие централизованной системы, ручное отслеживание этапов, сложности с отчетностью.

Также сформировала персоны — на их основе проектировались пользовательские сценарии:

• Валерия — рекрутер, работает с 5–6 вакансиями, тратит много времени на ручной апдейт статусов.

• Марина — HR-менеджер, отвечает за аналитику и взаимодействие с руководителями.

• Алексей — руководитель отдела, ждет быстрый и прозрачный найм без «лишней волокиты».
  Поиск решения

  На этапе анализа пользовательского пути и интервью с рекрутерами стало очевидно, что одна из ключевых проблем — хаотичное хранение и работа с документами, такими как резюме и сопроводительные письма.

  Проблемы:

  1. Документы от кандидатов часто приходят с нечитабельными названиями, что усложняет ориентацию.

  2. Нет быстрого способа понять, какой файл к какой вакансии и кандидату относится.

  3. Массовое перемещение и редактирование невозможно — приходится действовать вручную.

  4. Нет централизованного просмотра: чтобы просто скачать или перекинуть файл, нужно тратить 3–4 шага.

     
     Как я решила эти задачи:

     1. Добавила два режима просмотра — карточный и списочный

     • Карточный вид ориентирован на визуалов: на карточке отображается превью документа, дата, инициатор загрузки. Это помогает быстро ориентироваться даже при нечитабельных названиях файлов.

     • Списочный вид — для тех, кто привык к структурированной информации. Содержит названия, метки, принадлежность к вакансии, кандидату, дату загрузки.

     2. Расширила возможности просмотра и управления

     • Прямо из просмотрщика пользователь может:

       • Скачать документ

       • Переместить его в нужную папку

       • Отметить его для массового действия (например, удалить или переназначить)

       • Посмотреть связанного кандидата или вакансию

     Это экономит до 30% времени на работу с файлами, снижая количество ручных действий.

     3. Упростила навигацию

     • Добавлен поиск и фильтры по дате загрузки, источнику, связанному кандидату и типу документа (резюме, портфолио, отклик и т.п.).

     • В карточке отображается визуальная метка (связь с вакансией, имя рекрутера и кандидата, автора вакансии, дедлайн для одного статуса, есть возможность сразу добавить задачу, что сократит время и не требует дополнительных действий).

     • Списочный вид — для тех, кто привык к структурированной информации. Содержит названия, метки, принадлежность к вакансии, кандидату, дату загрузки, быстрые действия, такие как - позвонить, написать, перейти на страницу кандидата.

     • Прямо из просмотрщика пользователь может:

       • Скачать документ

       • Просмотреть связанного кандидата или вакансию

     Это сокращает время работы с файлами на 30%, минимизируя количество ручных операций.

     Упростила навигацию

     • Внедрен поиск и фильтрация по дате создания, источнику, статусу

     • В карточке представлена визуальная метка с быстрой связью с кандидатом, связью с вакансией и именем рекрутера или кандидата, кнопкой перехода на страницу кандидата.

     Страница кандидата

     После интервью с рекрутером стало понятно: система, в которой они работают сейчас, — это смесь табличек, чатов и внутренних сервисов, где всё нужно искать вручную.

     Каждый работает по-своему, но все сталкиваются с одинаковыми проблемами: нет структуры, нет логики, многое — на память.

     В текущем процессе информации слишком много, и она разбросана по разным экранам. Рекрутеру нужно перейти в резюме, потом в переписку, потом в Excel, чтобы вспомнить, что там было по интервью.

     Я решила собрать всё в одной карточке:

     • Статус кандидата — сверху, цветной тег.

     • Краткая сводка: опыт, ключевые навыки, ссылка на портфолио.

     • История всех этапов, кто проводил интервью, какие были оценки.

     • Быстрые действия — «пригласить», «отклонить», «на паузу» с шаблонными письмами.

     • Также можно будет создать для себя задачу не переходя на другой экран, что дополнительно сокращает время.

     Это как личное досье, только без лишнего шума. Все, что важно — на одном экране.

     И как результат HR и рекрутеры тратят меньше времени на “вспомнить, кто это вообще”, и больше — на принятие решений.

     Также для того, чтобы рекрутеру и другим участникам процесса не упустить определенный этап собеседования с кандидатом, сделала специальный раздел, где каждый этап открывается постепенно и на ответственное лицо. Для каждого участника выделена графа с оцениванием кандидата по различным критериям и для контроля проведения оценивания есть блок с деделайном по каждому этапу собеседования.

     Участник будет получать уведомление, если останется мало времени на выставление оценки.

     Во время интервью я выявила ключевые проблемы:

     • Оценки кандидатов хранятся в разных местах - таблицы, заметки.

     • Нет единого стандарта оценки — каждый руководитель оценивает по-своему.

     • Трудно вспомнить, что было на первом этапе, когда кандидат дошёл до третьего.

     • Отсутствует история действий: сложно отследить, кто и что делал.

     Решение для CRM:

     Спроектировала модуль оценки кандидата, который:

     • Поделён на этапы собеседования (1, 2, 3), каждый содержит собственные критерии.

     • Для каждого критерия предусмотрена шкала от 1 до 5.

     • Справа отображаются действия всех участников: комментарии, оценки, файлы.

     • Указан крайний срок закрытия задачи и кто ответственен.

     • Возможность быстро назначить следующую задачу в правом блоке.

     В чем ценность данного решения?

     1. Оценивание кандидатов проходит по стандарту

     2. Ускоряет процесс принятия решений

     3. Повышает прозрачность найма

     Этот модуль стал частью полноценного CRM-продукта, ориентированного на внутренние процессы подбора в крупных компаниях, где важно не только нанять, но и делать это быстро, эффективно и системно.

     Страница задач

     Для каждого этапа - своя задача:

     • Все активные задачи: по цвету, по датам.

     • Кто ответственный и до какого срока.

     • Возможность быстро отметить задачу выполненной, отложить или переназначить.

     Кроме того, когда создается новое собеседование или вакансия — задача автоматически появляется у нужного человека с уведомлением.

     Проведя анализ я выявила следующие проблемы:

     • Интервью забываются, нет напоминаний.

     • Много дублирующих задач в разных системах (таблицы, Telegram, календарь).

     и на эти проблемы я нашла решения:

     • Спроектирован единый блок “Задачи”

     • Встроенные фильтры: Назначенные на меня задачи и созданные мной, также срочные.

     • Возможность назначать ответственного и видеть «на ком задача».

     • Календарная привязка с уведомлениями.

     • Быстрая отметка статуса: выполнено / в процессе / ожидание ответа.

     • Автоматическое создание задач на основе действий:

       • Если HR нажал «назначить собеседование» — система создает задачу и приглашение.

     Аналитика

     Я хотела сделать аналитику не как отчет “для галочки”, а как инструмент. Поэтому собрала:

     • Воронку найма: отклики → интервью → офферы → выходы.

     • Колонку по времени закрытия вакансий.

     • Видимость, на каком этапе “застревает” кандидат.

     Сделала всё в визуальной форме: графики, фильтры, минимум текста.

     До этого не было визуальной картины эффективности подбора, отчеты — вручную, в Excel. Каждый HR собирает по-своему. Руководство не видит, почему позиции не закрываются — нет глубины, при отчете приходится углубляться в взаимодействие с кандидатом и вспоминать, почему и где была сложность.

     Решение:

     Разработан дашборд аналитики:

     • Фильтры: рекрутерам, отделам, датам, статусам вакансии, этапам собеседования, источникам.

     • Графики: количество откликов / собеседований / офферов / отказы.

     • Воронка подбора по каждому этапу.

     • Среднее время закрытия вакансии, сравнение с предыдущим периодом.

     Добавлены интерактивные блоки:

     • Видно, кто на каком этапе «завис».

     Это позволило руководству быстрее находить проблемные места, а HR — обосновывать результаты.