Разработ. прог. учёта клиентов для тренинг. центра

Техническое задание на разработку программы для секретаря по работе с клиентами и документообороту

Логистика работы секретаря:

1)клиент заполнил заявку н сайте (программа должна с определяемой периодичностью подключаться к интернет и скачивать заявки с сайта)

2)клиент пришёл в офис для оформления документов:

1- он уже заполнял заявку через интернет и называет фамилию, секретарь по первым буквам фамилии находит заявку и спрашивая дополнительные поля дозаполняет анкету

2- секретарь спрашивает данные полей анкеты и заполняет анкету со слов клиента

3- секретарь производит фотографирование клиента с помощью веб-камеры и фото клиента должно попасть в его анкету (личное дело).

4- секретарь выбирает услугу, которую выбрал клиент и соответственно услуге – подобран свой перечень документов (должен быть интерфейс выбора документов для каждой услуги и выбора изменяемых полей в этих документах берущихся на основе данных анкеты клиента). Например заявление, договор, анкета, бланк, диплом и т.д., при этом можно было бы делать группы, например вначале нужно только заявление и договор (причём договор в 2-х экз.), секратрь выбирает это и нажимает печать и должны напечататься 1 заявление и 2 копии договора в которые уже будут вставлены данные из анкеты об ФИО, адресе, контактах и т.д. В нужном падеже.

3)При подписании и оплате услуги, необходимо поставить в программу статус что услуга оплачена.

4)У секретаря должен быть интерфейс по набору группы: записавшиеся, оплатившие обучение/услуги, из Москвы, из др. городов и т.д. (с интерфейсом для добавления/изменения/удаления групп). Формируя группы он выбирает среди оплативших, которые хотят заниматься в таком то режиме, по такому то адресу (если несколько центров где можно пройти обучение), у такого то специалиста и т.д. И нажимает сформировать группу – данная информация попадает в раздел сформированные группы, назначает дату старта группы и обзванивает клиентов сообщая им дату проведения занятий (предусмотреть авто факс, авто е-мейл, авто обзвон роботом, авто смс) для информирования клиентов – для облегчения работы секретаря. При этом входя в раздел сформированных групп, должна быть возможность перенести кого-то в общий список оплативших или добавить из этого списка, изменить анкету (режим занятий, адрес...).

5)После формирования группы – должен быть интерфейс инструктора, в котором он распечатывает список группы, список учёта посещаемости, список на выдачу дипломов, список дипломов, список бланков для отзыва, акты о выполненных услугах и т.д. С уже проставленными необходимыми данными из анкет (ФИО, адрес, телефон и т.д.).

Дополнительные функции:

1) Бэкап базы данных программы: 1- автоматически через заданное в интерфейсе время, 2- путём напоминания через заданное в интерфейсе время о том что нужно записать данный на диск CD/DVD с предложением вставить диск и нажать ок для бэкапа, 3- ввиде постановки в очередь на отправку архива бэкапа по электронной почте на указанный/ые е-мейл адреса и время указанное в интерфейсе.

2) Предусмотреть возможность печати документов на разных принтерах, чтобы к пример цветные дипломы распечатывались при нажатии печать, на струйном цветном принтере, а на всех других документах в которых достаточно чёрно-белого изображения – на лазерном ч/б принтере.

3) Предусмотреть возможность паролирования и разграничения прав доступа на просмотр/внесение/изменение/удаление информации из/в базу.

4) Предусмотреть возможность работы с несколькими версиями программы в разных филиалах (в офисе и из дома), для директора (например из дома возможность просмотра деятельности офиса, заявок, оплаты и т.д.), секретаря, инструктора (например сформированную группу секретарь скидывает на логин инструктора в программе и инструктор из дома входя в интерфейс и подключаясь к интернету видит сообщение для него и распечатывает все необходимые документы по группе) или другого филиала (например из другого города, который не будет иметь доступ к заявкам не из его города, или к спискам проведённых групп и т.д.

5) Предусмотреть возможность истечения срока действия программы (если программа передаётся филиалам на платной основе) и по истечении определённого срока перестаёт функционировать запрашивая новый ключ активации.

6) Должная быть возможность формирования всевозможных отчётов (например сформировать отчёт по прошедшим обучения за такой то год/месяц, по такой то ступени обучения, у такого то специалиста, или только по тем кто получил диплом, или только по тем от кого получен отзыв/заявление, только по тем кто проживает в таком то городе, кому удобен такой то режим занятий и т.д.